Administración financiera

Comparativo entre costos y gastos

COMPARATIVO ENTRE COSTOS Y GASTOS

Al intentar identificar los costos de un negocio es común que se incluya en estos algunos gastos. En el siguiente artículo se hará un comparativo entre costos y gastos para que aprenda a identificarlos y se tomen las decisiones acertadas.

 

Comparativo entre costos y gastos

¿Qué son los costos?:

Son todos aquellos desembolsos, recursos utilizados, consumidos, invertidos para la producción o fabricación de un producto terminado o prestación del servicio. Los recursos utilizados están directamente relacionados con la fabricación del producto, como puede ser la materia prima, la mano de obra y los costos indirectos de fabricación.

¿Qué son los gastos?: 

Son todos aquellos desembolsos que se realizan externos a la producción o fabricación de un producto terminado o prestación del servicio. Los recursos utilizados no están relacionados con la fabricación directa del producto, como puede ser gastos de comercialización para distribuir el producto o servicio, hacer marketing, administración y ventas, distribución y en sí todo lo externo que no tiene relación con la fabricación o producción del producto.

Ambos son importantes, porque hacen parte de los recursos que se deben utilizar para el objeto del negocio, y es aún más importante que tenga claro el comparativo entre costos y gastos para que identifique cuáles son los costos directamente relacionados con la producción del producto o servicio y cuáles son los externos o los que no están directamente relacionados con su producción o prestación del servicio para que logre tener una radiografía de todos los recursos utilizados y poder así tomar decisiones acertadas encaminadas a la optimización y eficiencia administrativa.

El objetivo de este artículo es que usted logre identificar fácilmente el comparativo entre costos y gastos y no los confunda, por esta razón se mostrará a continuación cómo se distribuyen según el sector:

 

Costos de una empresa comercializadora

Cuando nos referimos a empresa comercializadora hacemos referencia a la compra y venta de un producto terminado es decir sin alterarlos, por ende el costo de la unidad a vender sería:

  • El precio de compra: El cual está respaldado como soporte un documento o factura que certifica dicha operación.
  • Aranceles de importación: Al precio de la compra se le suman todos aquellos aranceles de importación (en caso de ser productos importados).
  • Otros impuestos: Al precio de la compra se le suma también otros impuestos que no sean recuperables (porque pueden existir otros impuestos recuperables que no serían considerados costos porque se recuperan).
  • Transporte: Al precio de la compra se le suma el transporte de la mercancía desde las bodegas del proveedor hacia la empresa.
  • Almacenamiento: Si se incurrió en un desembolso de recursos por el almacenamiento de los productos, estos también serían considerados como costos.
  • Otros costos: Considere los otros costos, como todos aquellos que sean necesarios y que estén asociados a la compra del producto hasta que se almacenó en la bodega de la empresa para la venta.
  • Descuentos comerciales, rebajas: Puede pasar que en todos los costos en los que se incurrió se logró negociar algún descuento o rebaja, en este caso debe restarse estos valores a todos los costos.

De acuerdo a lo anterior, los costos totales de una empresa comercializadora quedarían representados así:

 

Costos de una empresa de servicio:

Los costos en una empresa de servicio son todos aquellos recursos asociados o utilizados para prestar dicho servicio:

  • Mano de obra que interviene con la entrega del servicio como tal.
  • Materiales o materias primas las cuales no son tan representativas como los de una empresa productiva pero de igual forma están asociados al servicio.
  • Costos indirectos en la prestación del servicio.

De acuerdo a lo anterior, los costos totales de una empresa de servicio quedarían representados así:

 

Costos de una empresa productiva:

La empresa productiva es aquella que fabrica o transforma la materia prima en productos terminados. Por ende todos los costos en que incurre una empresa productiva estarían relacionados con todos aquellos necesarios para su fabricación:

  • Materia prima
  • Mano de obra
  • Costos indirectos de fabricación

De acuerdo a lo anterior, los costos totales de una empresa productiva quedarían representados así:

 

En la siguiente explicación comprenderá aún mejor el comparativo entre costos y gastos:

  • Trabajadores de planta productiva:

En las empresas existen diferentes trabajadores que desempeñan diferentes tareas y roles. En el caso de un trabajador de empresa productiva este ayuda a la fabricación o prestación del servicio directamente, razón por la cual sería considerado como mano de obra directa y formaría parte del costo del producto. Por otra parte si esta empresa cuenta con supervisores que no están relacionados directamente con la producción pero que son necesarios dentro del funcionamiento de la planta productiva sería clasificado como un costo indirecto al producto pero asociado o relacionado obviamente a este y necesario además para su fabricación.

Teniendo en cuenta lo anterior, ambos costos (trabajador y supervisor) van a ser parte del costo de inventario del producto terminado debido a que estuvieron relacionados con la fabricación del producto.

El costo del producto se registra como inventario en el balance general o estado de situación financiera. Y en el estado de resultados se registra como costo de venta cuando el producto sea vendido.

Lea también: Balance general.

  • Vendedor:

Los vendedores ganan una remuneración por parte de la empresa y su función es vender el producto después de que este está terminado, lo que quiere decir que este colaborador no está asociado directamente a la producción y el recurso utilizado es considerado como gasto del período.

Como se puede analizar, todos son necesarios e importantes para el funcionamiento del negocio, pero contablemente unos costos hacen parte de la producción del producto y otros como gastos del periodo.

Tenga en cuenta que dicho gasto se registra en el estado de resultados.

Lea también: Ejemplo de un estado de resultados.

Después de explicar este comparativo entre costos y gastos, veamos cómo se registran en el estado de resultados:

¿Cómo se registran estos costos en el estado de resultados?

Es elemental que conozca cómo se muestran estos costos en el estado de resultados para tomar decisiones acertadas y además para observar cuánto se ha ganado o perdido durante el período:

  • Ingresos por venta: Corresponde al precio de venta por unidades vendidas, o precio de venta por la prestación del servicio. Dicho de otra manera corresponde a los ingresos recibidos por la venta de los productos o servicios.
  • Costo de venta: Está asociado con todos aquellos recursos que fueron utilizados para fabricar el producto que luego fue vendido. Dichos costos están asociados con todos los costos de producción de las unidades vendidas: Materia prima + Mano de obra + CIF. Tenga en cuenta que aquellas unidades que no han sido vendidas no se tienen en cuenta en el estado de resultados, estas se encuentran inventariadas y registradas en el balance general.
  • Margen de contribución: Se obtiene al restar los ingresos por venta menos el costo de venta, con esto se logra conocer cuánto se tiene ganado después de haber descontado todos los costos de producción o la compra del producto terminado (para el caso de una comercializadora) o del servicio prestado (para el caso de una empresa de servicios).
  • Gastos de administración: Al margen de contribución se le descuentan los gastos de administración, venta, distribución, marketing y de todos aquellos gastos, desembolsos o recursos necesarios los cuales no están relacionados con la producción si no con las otras actividades que desarrolla la empresa para su fin.
  • Ganancia o pérdida: Luego de descontar los gastos de administración se logra obtener finalmente la utilidad, ganancia o pérdida del ejercicio en términos productivos y no productivos. De igual forma, posterior esto se debe realizar otros tipos de descuento como los financieros, impuestos, etc. También es importante tener claro que la ganancia o pérdida de un periodo no tiene que ver con flujo de efectivo, en este caso por ejemplo hay desembolsos que no corresponden a efectivo, por lo tanto si usted tiene un negocio debe tener claro cuánto desembolsa en dinero y cuánto por otra parte es el resultado de su ejercicio.

Después de haber estudiado este comparativo entre costos y gastos le recomendamos estudiar los siguientes artículos relacionados:

 

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