Conceptos básicos financieros

¿Qué es una factura?

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Factura


Diariamente se llevan a cabo infinidad de transacciones comerciales de compraventa de bienes y servicios. Dichos hechos económicos requieren de documentos con carácter probatorio que soporten las condiciones en las cuales se lleva a cabo cada transacción. La factura es el documento que por excelencia soporta las operaciones comerciales, ABCFinanzas.com le explica todo lo que debe saber con relación a ella.

 

¿Qué es una factura?

Una factura de venta o documento equivalente, diligenciado debidamente, es un título valor que el vendedor o prestador del servicio, podrá librar y entregar o remitir, al comprador o beneficiario del bien o servicio; para con ello soportar una operación comercial de compraventa.

Cuando se hace referencia a que el documento debe encontrarse debidamente diligenciado, se advierte que existen una serie de requisitos legales que la factura debe contener para que conserve su naturaleza de título valor, así mismo para que tenga valor tributario.

 

¿Qué información debe contener una factura?

Tal como se ha mencionado, para conservar la naturaleza de título valor y validez tributaria, una factura debe cumplir con una serie de requisitos legales. En Colombia estos requisitos se encuentran determinados en los artículos 621 y 774 del Código de comercio; y en el artículo 617 del Estatuto Tributario.

Requisitos legales establecidos por el Código de comercio

1. Mención del derecho que en el título valor se incorpora.

2. La firma de quién lo crea. (Podrá sustituirse por un signo o contraseña).

3. La fecha de vencimiento. (En ausencia de dicha mención, se considerará que el valor debe cancelarse dentro de los treinta días siguientes a la emisión).

4. La fecha de recibo de la factura, con indicación de nombre y firma del encargado de recibirla.

5. Estado del pago, y las condiciones del mismo.

En caso de omitir estos requisitos legales, la factura no tendrá carácter de título valor. Sin embargo, no se afectará la validez jurídica del negocio que dio origen a la factura.

Requisitos legales establecidos por el Estatuto Tributario

1. Denominación expresa de “Factura de Venta” (pre-impreso), salvo que se trate de una factura de compraventa.

2. Apellidos y Nombre o razón social y NIT del vendedor o quién presta el servicio.

3. Apellidos y Nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

4. Numeración consecutiva de las facturas (pre-impreso).

5. Fecha de expedición.

6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o los servicios prestados.

7. Valor total de la operación.

8. Nombre o razón social y NIT del impresor de la factura (pre-impreso).

9. Indicación de la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas (aplica solo para grandes contribuyentes).

10. Número y fecha de la resolución de numeración expedida por la DIAN.

 

¿Quiénes están obligados a facturar?

No todos los regímenes, ni todas las figuras comerciales están obligados a facturar. Están obligados a facturar:

1. Los responsables del régimen común.

2. Personas o entidades que elaboren facturas o documentos equivalentes, sin consideración del régimen al que pertenezcan.

3. Los comerciantes de productos excluidos y los prestadores de servicios excluidos, cuando estos tengan ingresos brutos anuales provenientes de su actividad iguales o superiores a 4.000 UVT.

4. Los agricultores y ganaderos que realicen actividades excluidas cuando obtengan ingresos brutos anuales iguales o superiores a 4.000 UVT.

Todas las personas o entidades que tengan la obligación de expedir facturas, deben expedir el documento equivalente y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen. Vale la pena considerar que para quienes utilicen máquinas registradoras, el documento equivalente será el tiquete expedido; además la boleta de ingreso a las salas de cine constituye el equivalente a la factura.

 

¿Quiénes NO están obligados a facturar?

1. Bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda, y compañías de financiamiento comercial.

2. Los responsables del régimen simplificado.

3. Los comerciantes de productos excluidos y los prestadores de servicios excluidos cuyos ingresos no superen los topes establecidos para el régimen simplificado.

4. Empresas que presten servicios de transporte público urbano.

5. Quiénes presten servicio de baños públicos.

6. Personas naturales con vínculos laborales.

7. Personas que solo venden bienes excluidos o servicios no gravados, siempre y cuando no sobrepasen los topes de ingreso para pertenecer al régimen simplificado.

¿Si no estoy obligado a facturar, puedo expedir factura?

Sí, quienes no se encuentren obligados a facturar y opten por hacerlo de manera voluntaria, deberán cumplir con todos los requisitos establecidos en el Estatuto Tributario, sin que requieran autorización de numeración para facturar.

 

Documentos equivalentes a la factura

Cuando se consideran las pautas que rigen a la factura de venta también se hace referencia a los documentos equivalentes a la factura. Existen una serie de documentos soportes que pueden corresponder a la factura, tales como:

  • Los tiquetes de máquina registradora.
  • Las boletas de ingreso a espectáculos públicos.
  • Los tiquetes de servicio de transporte a pasajeros.
  • Los boletos de ingreso a funciones de cine y teatro.
  • Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por establecimientos de educación reconocidos por el Ministerio de Educación.
  • Las pólizas de seguro, los títulos de capitalización y sus comprobantes de pago.
  • Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de inversión colectiva, fondos de valores, fondos de pensiones y cesantías.
  • La factura electrónica expedida a través de redes de valor agregado.
  • El Libro Fiscal de Registro de Operaciones
  • Diarias para los responsables del régimen simplificado.
  • Contratos de medicina prepagada y afiliaciones a planes de salud.
  • La boleta en la venta de lotería, rifas, y apuestas.
  • Los contratos celebrados con extranjeros sin domicilio o residencia en el país.
  • Los tiquetes expedidos para el cobro de peajes.
  • Documentos expedidos para el pago de honorarios a miembros de juntas directivas.
  • Certificados de liquidación de comisiones expedidos por las bolsas de valores.
  • La nómina donde consten los descuentos aplicados a trabajadores, originados en la venta de bienes o prestación de servicios por parte del empleador.
  • El certificado al proveedor que expidan las sociedades de comercialización internacional por las mercancías que reciban.
  • El comprobante de liquidación en bolsa expedido por las firmas comisionistas de bolsa.

De igual manera, se considera un documento equivalente a la factura, aquel que compruebe la compra o adquisición de un bien o servicio. Estos documentos deben cumplir los siguientes requisitos:

1. Apellidos y nombres o razón social y NIT del adquiriente.

2. Apellidos y nombres o razón social y NIT del beneficiario del pago.

3. Numeración consecutiva.

4. Fecha de operación.

5. Concepto.

6. Valor de la operación.

7. Discriminación del impuesto y que deberá ser asumido por el adquiriente en la operación efectuada por responsables del régimen común a personas naturales, no comerciantes, o inscritas al régimen simplificado.

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