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Conceptos básicos financieros

¿Qué es una factura?

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Factura


Diariamente se llevan a cabo infinidad de transacciones comerciales de compraventa de bienes y servicios. Dichos hechos económicos requieren de documentos con carácter probatorio que soporten las condiciones en las cuales se lleva a cabo cada transacción. La factura es el documento que por excelencia soporta las operaciones comerciales, ABCFinanzas.com le explica todo lo que debe saber con relación a ella.

 

¿Qué es una factura?

Una factura de venta o documento equivalente, diligenciado debidamente, es un título valor que el vendedor o prestador del servicio, podrá librar y entregar o remitir, al comprador o beneficiario del bien o servicio; para con ello soportar una operación comercial de compraventa.

Cuando se hace referencia a que el documento debe encontrarse debidamente diligenciado, se advierte que existen una serie de requisitos legales que la factura debe contener para que conserve su naturaleza de título valor, así mismo para que tenga valor tributario.

 

¿Qué información debe contener una factura?

Tal como se ha mencionado, para conservar la naturaleza de título valor y validez tributaria, una factura debe cumplir con una serie de requisitos legales. En Colombia estos requisitos se encuentran determinados en los artículos 621 y 774 del Código de comercio; y en el artículo 617 del Estatuto Tributario.

Requisitos legales establecidos por el Código de comercio

1. Mención del derecho que en el título valor se incorpora.

2. La firma de quién lo crea. (Podrá sustituirse por un signo o contraseña).

3. La fecha de vencimiento. (En ausencia de dicha mención, se considerará que el valor debe cancelarse dentro de los treinta días siguientes a la emisión).

4. La fecha de recibo de la factura, con indicación de nombre y firma del encargado de recibirla.

5. Estado del pago, y las condiciones del mismo.

En caso de omitir estos requisitos legales, la factura no tendrá carácter de título valor. Sin embargo, no se afectará la validez jurídica del negocio que dio origen a la factura.

Requisitos legales establecidos por el Estatuto Tributario

1. Denominación expresa de «Factura de Venta» (pre-impreso), salvo que se trate de una factura de compraventa.

2. Apellidos y Nombre o razón social y NIT del vendedor o quién presta el servicio.

3. Apellidos y Nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

4. Numeración consecutiva de las facturas (pre-impreso).

5. Fecha de expedición.

6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o los servicios prestados.

7. Valor total de la operación.

8. Nombre o razón social y NIT del impresor de la factura (pre-impreso).

9. Indicación de la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas (aplica solo para grandes contribuyentes).

10. Número y fecha de la resolución de numeración expedida por la DIAN.

 

¿Quiénes están obligados a facturar?

No todos los regímenes, ni todas las figuras comerciales están obligados a facturar. Están obligados a facturar:

1. Los responsables del régimen común.

2. Personas o entidades que elaboren facturas o documentos equivalentes, sin consideración del régimen al que pertenezcan.

3. Los comerciantes de productos excluidos y los prestadores de servicios excluidos, cuando estos tengan ingresos brutos anuales provenientes de su actividad iguales o superiores a 4.000 UVT.

4. Los agricultores y ganaderos que realicen actividades excluidas cuando obtengan ingresos brutos anuales iguales o superiores a 4.000 UVT.

Todas las personas o entidades que tengan la obligación de expedir facturas, deben expedir el documento equivalente y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen. Vale la pena considerar que para quienes utilicen máquinas registradoras, el documento equivalente será el tiquete expedido; además la boleta de ingreso a las salas de cine constituye el equivalente a la factura.

 

¿Quiénes NO están obligados a facturar?

1. Bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda, y compañías de financiamiento comercial.

2. Los responsables del régimen simplificado.

3. Los comerciantes de productos excluidos y los prestadores de servicios excluidos cuyos ingresos no superen los topes establecidos para el régimen simplificado.

4. Empresas que presten servicios de transporte público urbano.

5. Quiénes presten servicio de baños públicos.

6. Personas naturales con vínculos laborales.

7. Personas que solo venden bienes excluidos o servicios no gravados, siempre y cuando no sobrepasen los topes de ingreso para pertenecer al régimen simplificado.

¿Si no estoy obligado a facturar, puedo expedir factura?

Sí, quienes no se encuentren obligados a facturar y opten por hacerlo de manera voluntaria, deberán cumplir con todos los requisitos establecidos en el Estatuto Tributario, sin que requieran autorización de numeración para facturar.

 

Documentos equivalentes a la factura

Cuando se consideran las pautas que rigen a la factura de venta también se hace referencia a los documentos equivalentes a la factura. Existen una serie de documentos soportes que pueden corresponder a la factura, tales como:

  • Los tiquetes de máquina registradora.
  • Las boletas de ingreso a espectáculos públicos.
  • Los tiquetes de servicio de transporte a pasajeros.
  • Los boletos de ingreso a funciones de cine y teatro.
  • Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por establecimientos de educación reconocidos por el Ministerio de Educación.
  • Las pólizas de seguro, los títulos de capitalización y sus comprobantes de pago.
  • Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de inversión colectiva, fondos de valores, fondos de pensiones y cesantías.
  • La factura electrónica expedida a través de redes de valor agregado.
  • El Libro Fiscal de Registro de Operaciones
  • Diarias para los responsables del régimen simplificado.
  • Contratos de medicina prepagada y afiliaciones a planes de salud.
  • La boleta en la venta de lotería, rifas, y apuestas.
  • Los contratos celebrados con extranjeros sin domicilio o residencia en el país.
  • Los tiquetes expedidos para el cobro de peajes.
  • Documentos expedidos para el pago de honorarios a miembros de juntas directivas.
  • Certificados de liquidación de comisiones expedidos por las bolsas de valores.
  • La nómina donde consten los descuentos aplicados a trabajadores, originados en la venta de bienes o prestación de servicios por parte del empleador.
  • El certificado al proveedor que expidan las sociedades de comercialización internacional por las mercancías que reciban.
  • El comprobante de liquidación en bolsa expedido por las firmas comisionistas de bolsa.

De igual manera, se considera un documento equivalente a la factura, aquel que compruebe la compra o adquisición de un bien o servicio. Estos documentos deben cumplir los siguientes requisitos:

1. Apellidos y nombres o razón social y NIT del adquiriente.

2. Apellidos y nombres o razón social y NIT del beneficiario del pago.

3. Numeración consecutiva.

4. Fecha de operación.

5. Concepto.

6. Valor de la operación.

7. Discriminación del impuesto y que deberá ser asumido por el adquiriente en la operación efectuada por responsables del régimen común a personas naturales, no comerciantes, o inscritas al régimen simplificado.

Ingeniero Industrial, especialista en Logística, Cadena de Abastecimiento, Marketing de contenidos, Finanzas y presupuestos. Co-fundador de abcfinanzas.com y Fundador del sitio web ingenieriaindustrialonline.com.

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Modificación de créditos según circular externa 026

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MODIFICACION DE CREDITOS

¿En qué consiste la modificación de créditos?

Según la circular externa 026 de la Superintendencia financiera de Colombia, la persona que tenga un crédito en una entidad financiera podrá realizar una solicitud de modificación de créditos, la cual consiste en realizar una ampliación de plazo que disminuya la cuota y que esta por supuesto esté acorde a la nueva capacidad de pago del cliente, el beneficio radica en que este cambio no le generará de inmediato una marca de reestructuración en las centrales de información.

 

Requisitos para acceder a la modificación de créditos:

Si usted está pasando por una situación económica que le impide cumplir con el pago de su obligación, puede solicitar la modificación de créditos para que le amplíen el plazo y de esta manera le disminuya su cuota, tenga en cuenta que debe cumplir con los siguientes requisitos para acceder a este alivio financiero:

  • Si tiene un microcrédito o un crédito de consumo no puede estar en mora por más de 60 días, si tiene un crédito de cartera comercial no puede estar en mora por más de 90 días. Dicho atraso o mora tuvo que haberse registrado en los últimos 6 meses con corte al cierre del mes anterior. Esto quiere decir que si hoy 13 de septiembre está solicitando la modificación de créditos, la entidad financiera tomará como corte el 31 de agosto, analizando de esta manera los últimos 6 meses (Febrero – agosto), tiempo en el cuál debió presentarse el atraso para que pueda cumplir con este requisito.
  • Debe estar de acuerdo con la modificación a realizarse en el crédito, la cual consiste en que debe disminuir la cuota.
  • Debe tener capacidad de pago, es decir que demuestre que tiene como responder a la nueva cuota que le quedará.
  • El crédito que se está solicitando modificar no puede ser un crédito ya reestructurado o que tenga dicha marca en las centrales de riesgo.

 

¿En qué consiste la reestructuración del crédito?

Según la circular externa 026 de la Superintendencia financiera de Colombia, si el titular del crédito no puede sustentar la fuente de pago o no tiene como responder a la nueva cuota (en caso que se le esté validando la opción de modificación), el alivio será a través de reestructuración. Tenga en cuenta que un crédito se puede reestructurar máximo hasta 2 veces en toda su vigencia, con 6 meses de tiempo entre dichas reestructuraciones. En este orden de ideas, la diferencia que existe entre la modificación de créditos y la reestructuración es que esta última genera una marca de «reestructuración» en centrales de riesgo, lo que significa que si usted intenta adquirir un crédito o servicio en una entidad que consulte o valide su información en las centrales de información, encontrarán que actualmente usted tiene un crédito reestructurado, lo que puede interpretarse como problemas de liquidez y posiblemente dicha entidad le niegue la solicitud por ver en usted un riesgo de impago.

También le puede interesar: centrales de riesgo.

 

¿Cuándo se otorga el alivio por modificación de créditos o reestructuración?

En los casos que usted acuda a la entidad financiera a solicitar un alivio o solución a sus problemas de atraso en la cuota del crédito, la primera opción siempre será la de modificación de créditos, por el beneficio de no quedar marcado en las centrales de riesgo. Es decir que si usted intenta adquirir un crédito o servicio en una entidad que consulte o valide su información en las centrales de información, encontrarán que actualmente usted tiene un crédito que paga sin inconveniente, y posiblemente en este caso dicha entidad le apruebe la solicitud porque se refleja un buen comportamiento de pago. De igual forma, tenga en cuenta que la entidad podrá efectuar la modificación de créditos siempre y cuando cumpla con los requisitos mencionados anteriormente.

Para los créditos que tienen un codeudor, si el titular de la obligación no tiene capacidad de pago para responder a dicha modificación, pero quien aporta el dinero es el codeudor que sí tiene la capacidad de responder, el alivio en este caso siempre será reestructuración, así el codeudor esté involucrado en la cuota del crédito. El análisis financiero siempre deberá ser el del titular del crédito, no puede ser reemplazado en el análisis por los datos del codeudor.

Lea también: Refinanciación de un crédito.

 

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¿Qué es una cuenta de saldo cero ZBA?

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CUENTA DE SALDO CERO ZBA

Cuenta de saldo cero ZBA

Una cuenta de saldo cero (ZBA por sus siglas en inglés) es una cuenta de cheques en la que se mantiene un saldo de cero transfiriendo automáticamente los fondos de una cuenta principal en una cantidad lo suficientemente grande como para cubrir los cheques presentados. Las corporaciones utilizan una cuenta de saldo cero ZBA para eliminar el exceso de saldos en cuentas separadas y mantener un mayor control sobre los desembolsos.

Además cuando se escribe un cheque contra la cuenta de saldo cero ZBA, la cuenta siempre se mantiene en un saldo cero. Esto permite un mayor control en la distribución de fondos y limita el exceso de saldos existentes en múltiples cuentas. La actividad de la cuenta de saldo cero ZBA se limita al procesamiento de pagos y no se usa para mantener un saldo corriente. Esto permite que una mayor cantidad de fondos esté disponible para su uso, por ejemplo, para inversión, en lugar de tener pequeñas cantidades en dólares inactivas dentro de una variedad de subcuentas. Siempre que se requieran fondos en la ZBA para cubrir un cheque, los fondos se transfieren de la cuenta principal en la cantidad exacta requerida.

Lea también: ¿Cuál es la diferencia entre ahorro e inversión?

 

Tarjetas de uso y débito ZBA

El uso de una cuenta de saldo cero ZBA para depositar tarjetas de débito emitidas por la organización ayuda a asegurar que todas las actividades en las tarjetas mencionadas anteriormente sean pre-aprobadas. Como los fondos inactivos no están presentes en la ZBA, no es posible ejecutar una transacción de tarjeta de débito hasta que los fondos se hayan entregado a la cuenta. Esto puede ayudar a administrar los gastos comerciales al limitar el riesgo que tienen lugar las actividades no aprobadas.

El uso de un ZBA como un mecanismo de control de gastos es especialmente útil, ya que se aplica a los cargos incidentales en una gran organización. Si bien los cargos operativos a menudo son más fáciles de predecir y financiar, los imprevistos pueden ser variables por naturaleza. Al limitar el acceso rápido a los fondos a través de las tarjetas de débito, es más probable que se sigan los procedimientos de aprobación adecuados antes de completar una compra.

Lea también: Beneficios al conocer los costos de su negocio.

 

La cuenta de saldo cero ZBA como herramienta de monitoreo de presupuesto

Dado que una organización puede tener múltiples ZBA, se pueden crear para ayudar en la administración del presupuesto. Esto puede incluir la creación de un ZBA separado para varios departamentos o funciones, proporcionando una forma rápida de controlar los cargos diarios, mensuales o anuales. Otras razones para crear un ZBA separado podrían involucrar la administración financiera de proyectos particulares a corto plazo o aquellos en particular riesgo de excesos inesperados, ya que el uso de un ZBA ayuda a prevenir los cargos excesivos sin la debida notificación y aprobación.

 

La cuenta maestra

La cuenta maestra proporciona un punto central para la administración de fondos dentro de una organización. Esta cuenta se usa para enviar fondos a cualquier subcuenta de ZBA según sea necesario. A menudo, la cuenta maestra tiene otros beneficios sobre las subcuentas. Esto podría incluir algo tan simple como una tasa de interés más alta. Por naturaleza, una cuenta maestra no es una cuenta de cheques, sino algún otro valor más rentable.

 

Ejemplo

Digamos que la empresa de restaurantes XYZ mantiene su efectivo en la cuenta de cheques A. Cada martes, su departamento de contabilidad escribe cheques para pagar los servicios esa semana. Esta semana, el monto de esos cheques es de $1,000.

La empresa XYZ desea mantener su efectivo centralizado en una cuenta que paga intereses. Para mantener el mayor dinero posible en la cuenta que devenga intereses, mueve solo $1,000 de la cuenta el martes para que los cheques puedan ser pagados.

Lea también: Cuenta corriente.

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¿Qué es un crédito rotativo?

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CRÉDITO ROTATIVO

Crédito rotativo

El crédito rotativo es una modalidad de crédito que ofrecen las entidades financieras donde aprueban un cupo de crédito y a medida que el cliente cancele el capital utilizado tendrá dicho monto disponible nuevamente mientras su comportamiento en el pago de la obligación sea de forma cumplida.

Lea también: Qué es una tasa de interés?

Requisitos para obtener un crédito rotativo

Generalmente, la mayoría de las entidades financieras piden ciertos requisitos similares para poder obtener este producto:

  • Hay que tener la mayoría de edad, aunque en otras entidades piden específicamente ser mayor a los 23 años
  • Tener ingresos superiores a un salario mínimo
  • Tener buena calificación en las centrales de riesgo y no tener reportes negativos.
  • Se debe justificar y tener soporte de los ingresos. En el caso de tener otros ingresos se debe igual justificar y soportar (esto es una ventaja porque permite que la entidad financiera apruebe el préstamo sin complicaciones y acelere el trámite debido a las altas garantías que usted como cliente pueda ofrecerle a dicha entidad).

 

Características de un crédito rotativo

Este tipo de crédito tiene diversas características, estas son:

  • Es un crédito que puede realizarse en cualquier momento, pues está disponible todos los días del año.
  • El cupo del crédito no es desembolsado completamente, quien adquiera el crédito decide en qué momento se desembolsa y así mismo cuanto se desembolsará.
  • El pago de este crédito es mensual y podrán hacerse abonos voluntarios
  • Los pagos son diferidos automáticamente en determinado tiempo, esto varía según la entidad.

 

Beneficios de un crédito rotativo

  • Como el crédito está ligado a una cuenta de ahorros o corriente, no se tiene que ir necesariamente a la sucursal bancaria para pagar la cuota cada mes, pues estas pueden debitarse directamente de la cuenta.
  • Puede disponerse del dinero del crédito en cualquier momento, se debe solicitar por los medios electrónicos o telefónicos con los que cuente la entidad, para así notificar cuanto y cuando se debe depositar el dinero en la cuenta.
  • Al mantenerse un buen manejo del crédito, se puede contar con este siempre e incluso se tiene la posibilidad de solicitar una ampliación del cupo cuando este sea renovado.
  • Se puede pagar por anticipado lo que se haya usado del cupo o realizar abonos adicionas cada mes para evitar el cobro de intereses.
  • Ciertas entidades ofrecen junto al crédito un seguro para cubrir los pagos en caso de muerte o incapacidad.
  • Hay plazos que permiten tener cuotas más bajas, estos varían según la entidad financiera con la que se realice el crédito.
  • Claramente, se tiene la libertad de usar el dinero para lo que se desee, a diferencia de créditos específicos como los de vivienda.
  • El cupo asignado del crédito dependerá de los montos mínimos y máximos que ofrece cada entidad bancaria.

 

Consejos para el buen manejo de un crédito rotativo

  • Hay que tener en cuenta que esta clase de créditos están diseñados para solucionar problemas de liquidez, así que se debe procurar pagar lo que se gaste lo más pronto posible y de esta forma se tendrá disponible todo el cupo del crédito disponible.
  • Recordar siempre las fechas de pago de las cuotas, pues el incumplimiento del pago puede causar la limitación o la suspensión del crédito.
  • Solicitar al banco una explicación completa y clara de todo lo relacionado con la liquidación de las cuotas y los intereses que se debe cancelar por usar el crédito.
  • Preguntar los costos de la cuota de manejo, tributarios y el resto que se relacionen con el uso del crédito.
  • Cuando se solicite la utilización del crédito, no debe hacerse en lugares públicos o con personas que puedan saber los datos personales necesarios para hacer este tipo de transacciones.
  • Es importante abonar dinero extra, adicional a las cuotas mensuales, pues esto ayuda a liberar rápidamente el cupo, salvarse de impuestos y generar una buena reputación crediticia como consumidor financiero.
  • Mantener un control específico de todas las transacciones que se hagan con el crédito, si existe algún error en estas se debe comunicar rápidamente al banco.
  • Cuando se soliciten las utilizaciones por internet, debe hacerse por la página de la entidad escribiendo su dirección y por nada del mundo ingresar por enlaces enviados por otros medios.

Lea también: ¿Cuáles son mis derechos como consumidor financiero?

 

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